·Assurez-vous que la salle est de taille appropriée pour votre auditoire, tout en gardant à l'esprit que l'équipement audiovisuel (p. ex. écran, projecteurs, table du matériel technique) peut occuper jusqu'à 15 % de l'espace environ.

·La hauteur du plafond a une importante incidence sur le format de l'écran que vous installez dans la salle de réunion. La taille de votre auditoire détermine le format de votre écran qui, à son tour, dicte la hauteur optimale du plafond. Pour connaître le plus grand format approximatif d’écran pouvant être installé dans la salle, soustrayez cinq pieds à la hauteur du plafond.

·Trouvez les sources d'alimentation disponibles dans la salle et vérifiez si des sources supplémentaires provisoires sont également offertes. Y a-t-il des frais pour la consommation d'électricité? À combien s'élèvent ces frais? Les prises électriques murales ne sont pas toujours suffisantes.

·Les colonnes et les lustres ont un impact sur le champ de vision. Ou bien vous devrez composer avec moins de places de choix, ou bien vous devrez prévoir un affichage additionnel positionné de manière stratégique.

·Au moment de réserver une salle de réunion, pensez à l'accès au quai de chargement. Quelle est la taille du quai? À quelle distance se trouve-t-il? Les heures pour y accéder sont-elles limitées? Les limites d'accès au quai de chargement peuvent avoir des répercussions sur vos coûts de main-d'œuvre.

·La forme de la salle peut également être un élément à considérer. Les salles en forme de carré sont à privilégier lorsqu’on doit positionner de l'équipement audiovisuel.

·Certaines salles sont dotées d'une commande à distance pour l'éclairage. Il est judicieux de demander si des frais sont rattachés à cette fonction et quelle est la procédure pour l'utiliser.

·Si votre événement requiert des points d'ancrage, vérifiez s'il y en a dans la salle. Cela entraînera-t-il des frais supplémentaires? Une plate-forme élévatrice à ciseau sera-t-elle nécessaire? Combien cela coûtera-t-il?

·Parfois, la salle de réunion est dotée d'un équipement permanent. Vérifiez s'il y a des frais pour utiliser cet équipement. Vous pouvez également demander si Internet est accessible dans la salle et, le cas échéant, si cet accès est gratuit.

·Si votre conférence s'étend sur plusieurs jours, vérifiez si vous pouvez accéder à la salle en tout temps.

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