·Communiquez les mêmes renseignements à tous les emplacements. Puisque les tournées d’événements ont souvent le même aspect d’une ville à l’autre, il est inutile de réinventer la roue. Donnez la même information à chaque endroit. Les techniciens se chargeront ensuite d'adapter les exigences en fonction de la salle dès leur arrivée. En fait, il est préférable de ne travailler qu'avec une seule entreprise audiovisuelle et de laisser le soin à cette dernière de communiquer et de gérer les détails d'une ville à l’autre.

·Un délai d'expédition adéquat entre les événements est indispensable pour les décors personnalisés ou les articles uniques. Laissez passer un jour ou deux entre les événements pour éviter l'augmentation des coûts d'expédition.

·Un transport d'équipement spécial pourrait s'avérer nécessaire pour les villes éloignées. Cela pourrait avoir une incidence sur les délais et les coûts d'expédition.

· Vérifiez d'avance si des routes sont fermées ou si des problèmes sont susceptibles de survenir en raison de la température, de la construction, etc.  Veillez également à ce que les dates de vos événements ne nuisent à aucune fête locale et restez à l'affût des coutumes locales et des questions d'ordre linguistique.

·Renseignez-vous d'avance afin de savoir si le quai de chargement ou l'ascenseur peut être réservé, ou s'il fonctionne selon le principe « premier arrivé, premier servi ». Y a-t-il des restrictions ou des coûts supplémentaires quant à l'utilisation du quai de chargement pendant ou après les heures normales d'exploitation? Peut-on se servir de l'ascenseur? Est-il d'une taille appropriée? Et, plus important encore, est-ce qu'il fonctionne?

·Vous pourriez avoir besoin d'un accès spécial aux salles de réunion et aux aires de service. Il est préférable d'obtenir cette information au préalable.

·L'emplacement est-il géré par des syndicats? Si c'est le cas, vos coûts de main-d'œuvre pourraient être considérablement plus élevés.

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